Ein Tag der offenen Tür ist im Marketing eine beliebte Methode, um Neukunden zu akquirieren sowie Bestandskunden zu informieren und zu beraten. Zudem können Sie im Rahmen einer Eventveranstaltung wie dieser die Vorzüge und die Leistungen Ihrer Produkte bzw. Services unter Beweis stellen und von ihren positiven Seiten präsentieren. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die klassischen Werbemaßnahmen wie Flyer, TV-Spots oder Anzeigen, sondern setzen Sie stattdessen auf ein innovatives und ereignisreiches Eventmarketing, mit dessen Hilfe Sie effektiv Neukunden werben und Bestandskundenpflege betreiben können.

Tag der offenen Tür: mit gezielter Planung zum Erfolg

Einen Tag der offenen Tür zu planen, erfordert viel Organisationsgeschick, Zeit und vor allem analytisches und fachliches Know-how. Überlassen Sie an Ihrem großen Tag nichts dem Zufall und setzen Sie auf eine gründliche und präzise Planung. Diese bildet die Basis für eine reibungslose Durchführung und effiziente sowie vielversprechende Erfolgsergebnisse. Teilen Sie beispielsweise Ihre Aufgaben und Ziele verschiedenen Veranstaltungsphasen zu, um besser koordinieren und organisieren zu können. Auch die Veranstaltung selbst gestaltet sich mit einer gut durchdachten Konzeption einfacher.

Phase 1: Planung

planung

Eine gründliche Planung und ein ausgearbeitetes Konzept sind die Grundpfeiler einer jeden Veranstaltung. Auch ein Tag der offenen Tür will ausführlich geplant und organisiert werden. Dabei sollten Sie vor allem die Terminauswahl, die Räumlichkeiten und ein Rahmenprogramm festlegen. Darüber hinaus sind das Catering und die Unterhaltungstechnik zu buchen.

  • Termin festlegen
    Legen Sie einen optimalen Termin für Ihren Tag der offenen Tür fest. Berücksichtigen Sie auch Urlaubs- und Ferienzeiten sowie die Personalverfügbarkeit.
  • Räumlichkeiten buchen und organisieren
    Organisieren und buchen Sie eine geeignete Location, die für den geplanten Empfang und die Unterhaltung angemessen ist.
  • Programmablauf bestimmen
    Stellen Sie im Voraus einen groben Ablaufplan zusammen, der Sie und Ihre Mitarbeiter durch den Tag begleitet.
  • Gegebenenfalls Genehmigungen einholen
    Abhängig von Ihrem Unterhaltungsprogramm sollten Sie bei Behörden oder Ämtern um eine offizielle Erlaubnis bitten.
  • Catering und Technik organisieren
    Ein hochwertiges Catering sowie eine erstklassige Technik sind für einen gelungenen Tag der offenen Tür zwingend zu organisieren.
  • Gästeliste anlegen
    Legen Sie eine Gästeliste mit Pressevertretern und besonderen Ehrengästen an. Diese ist für die Nachbereitung und die weitere Planung extrem hilfreich.
  • Unterhaltungsprogramm planen
    Ein außergewöhnliches Unterhaltungsprogramm ist für jeden Tag der offenen Tür Pflicht, wenn Sie Ihre Stamm- und Neukunden nachhaltig beeindrucken wollen.
  • Werbemaßnahmen ergreifen
    Damit jeder davon erfährt, dass Sie einen Tag der offenen Tür planen, sollten Sie entsprechende Werbemaßnahmen ergreifen. Neben direkten Einladungen können Sie auch Anzeigen schalten, Plakate drucken oder E-Mails verschicken.

Phase 2: Durchführung

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Die Planung und das Konzept stehen und auch die Werbetrommel wurde kräftig für Ihr großes Event gerührt. Doch damit ist es keineswegs getan. Nun geht es an die reibungslose Durchführung Ihrer kundengewinnenden Maßnahme. Neben einer offiziellen Begrüßung und einer umfangreichen Beratung der Besucher ist eine grundlegende Ordnung durch Ihre Mitarbeiter und das Eventpersonal zu gewährleisten.

  • Offizielle Begrüßung
    Eine offizielle Begrüßung als Startschuss für die Veranstaltung gehört zum guten Ton, wenn Sie einen Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen planen.
  • Beratung der Besucher
    Eine umfangreiche Beratung Ihrer Besucher über Ihr Produkt oder Ihre Leistungen ist die beste Möglichkeit, Ihr Unternehmen von seiner besten Seite zu präsentieren.
  • Betreuung der Presse oder außergewöhnlicher Gäste
    Besondere Gäste oder Pressevertreter sollten gesondert begrüßt und betreut werden.
  • Technik betreuen
    Die Einrichtung und Betreuung der Technik ist für einen reibungslosen Ablauf und eine geplante Präsentation zwingend erforderlich, damit Sie unvorhergesehene Zwischenfälle schnell und sicher regeln können.
  • Für Ordnung sorgen
    Sorgen Sie oder Ihr Eventpersonal stets während der Veranstaltung für Ordnung. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass kein dreckiges Geschirr herum steht und entsorgen Sie anfallenden Müll.
  • Gegebenenfalls eine Kinderbetreuung anbieten
    Organisieren Sie für Gäste mit Kindern eine zusätzliche Kinderbetreuung oder ein Unterhaltungsprogramm für Kinder.

Phase 3: Nachbereitung

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Zu einem erfolgreichen Tag der offenen Tür gehört nicht nur eine präzise Vorbereitung sowie eine aufmerksame Durchführung, auch die anschließende Nachbereitung ist nicht zu vernachlässigen. Diese gibt Aufschluss über den Erfolg der Veranstaltung, indem Sie Ihr Event auswertet und Revue passieren lässt. Auch der Versand von Dankeskarten und Pressemitteilungen fällt in diese Phase.

  • Nachbericht und Pressemitteilung verfassen
    Um den Erfolg Ihres Kundenevents nicht nur in den Akten, sondern auch in der Fachwelt und der Presse erscheinen zu lassen, verfassen Sie einen Nachbericht für Ihre Mitarbeiter sowie für die Presse.
  • Dankesbrief an die Besucher versenden
    Schreiben Sie eine Dankesnachricht an Ihre besonderen Gäste und die Pressevertreter für deren Besuch.
  • Bilder und Videos von der Veranstaltung bearbeiten
    Bearbeiten Sie ausgewählte Bilder und Videos für die Pressemitteilungen und Veröffentlichungen auf Ihrer Firmen-Website bzw. Facebook-Fanpage.
  • Veröffentlichung des favorisierten Bildmaterials
    Veröffentlichen Sie das von Ihnen bearbeitete Bildmaterial auf Ihrer Website und anderen öffentlichen Kanälen.
  • Auswertung der Veranstaltung
    Eine gründliche Auswertung Ihres Events ist besonders wichtig, wenn Sie in Zukunft einen weiteren Tag der offenen Tür planen. Bisherige Fauxpas und Fehlorganisationen können beim nächsten Event somit vermieden werden. Auch der Erfolg der Veranstaltung ist nur an einer präzisen Auswertung im Nachhinein messbar.

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